Mitarbeitergespräche richtig führen – 6 Tipps für die Praxis

Regelmäßig stehen in den Kalendern – hoffentlich – vieler Führungskräfte Einträge mit dem Titel „Mitarbeitergespräch“. Im Gespräch mit den Mitarbeitern geht’s um Ziele und Entwicklungspotenzial. Mit der richtigen Vorbereitung ist das Mitarbeitergespräch ein sehr effektives Tool im Personalmanagement, das sowohl den einzelnen Mitarbeiter als auch das Unternehmen voranbringt. Aber worauf ist dabei zu achten?

Was ist ein Mitarbeitergespräch und warum ist es so wichtig?

Meist finden Mitarbeitergespräche einmal pro Quartal oder jährlich statt. Sie dienen dem direkten Austausch zwischen Mitarbeiter und zuständiger Führungskraft. Im Fokus stehen dabei folgende Fragen:

• Welche Ziele hat der Mitarbeiter seit dem letzten Gespräch erreicht?
• Welche neuen Ziele werden im nächsten Quartal in Angriff genommen?
• Bedarf es besonderer Personalentwicklungsmaßnahmen, damit ein Arbeitnehmer seine neuen Ziele bestmöglich erbringen kann? Ist eine Fortbildung oder Schulung sinnvoll?
• Steht vielleicht sogar der nächste Karriereschritt an?

Da die persönlichen Ziele eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin immer von den Unternehmenszielen abgeleitet werden, ist das Mitarbeitergespräch ein sehr effektives Tool, um einerseits den Erfolg der eigenen Organisation voranzutreiben und andererseits die Entwicklung des einzelnen Arbeitnehmers zu fördern. Dazu muss es allerdings optimal vorbereitet sein.

Tipp 1: Rechtzeitig einladen

Sowohl die Führungskraft als auch der Mitarbeiter sollten ausreichend Zeit haben, sich angemessen auf das Mitarbeitergespräch vorzubereiten. Daher ist es wichtig, dass die Einladung nicht zu kurzfristig erfolgt. Sie sollte mindestens zwei Wochen – oder noch besser – drei Wochen im Voraus ausgesprochen werden und die Punkte enthalten, um die sich das Gespräch drehen wird. 

Zur Vorbereitung bietet sich auch ein Feedbackbogen an, mit dem der Mitarbeiter sich selbst und seine Führungskraft einschätzt und bewertet. Am Gespräch selbst schauen beide Parteien gemeinsam auf die Ergebnisse und finden damit eine wertvolle Gesprächsgrundlage.

Tipp 2: Ausreichend Zeit für das Mitarbeitergespräch einplanen

Ein enger Zeitplan stresst. Damit die Atmosphäre während des Mitarbeitergesprächs entspannt bleibt, ist es wichtig, genug Zeit dafür einzuplanen. Kalkulieren Sie genügend Zeit für das Gespräch ein und quetschen Sie den Termin nicht zwischen zwei andere Meetings. Wenn kein Zeitdruck besteht, sind beide Seiten relaxter.

Ideal ist es, 30 Minuten Puffer einzuplanen. Auf diese Weise müssen Sie das Gespräch nicht abbrechen, wenn sich der geplante Termin dem Ende nähert. Benötigen Sie die Zeit nicht für den Austausch mit dem Mitarbeiter, können Sie die Zeit für die Nachbereitung nutzen.  

Tipp 3: Gute Vorbereitung lohnt sich

Im Mitarbeitergespräch blicken Sie gemeinsam mit Ihrem Mitarbeiter auf die Zeit seit dem letzten Gespräch zurück. Das ist eine lange Zeit, in der wahrscheinlich viel passiert ist. Umso wichtiger ist es, dass Sie im Blick haben, was Ihr Mitarbeiter in dem betreffenden Zeitraum geleistet hat. Welche Erfolge wurden aus Ihrer Sicht erzielt? Wo besteht Verbesserungsbedarf? Um hier eine fundierte Einschätzung abgeben zu können, ist es wichtig, dass Sie die letzten Wochen und Monate nochmal Revue passieren lassen.

Auch ein Blick auf die zuletzt vereinbarten Ziele ist hilfreich. Sind alle Ziele erreicht oder gibt es noch offene Punkte? Falls ja, was sind aus Ihrer Sicht die Gründe dafür?

Im Idealfall haben Sie sich Notizen zur Performance Ihres Gegenübers gemacht. Schauen Sie sich diese zur Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs noch einmal genauer an. Mit diesem Wissen im Hinterkopf können Sie Ihrem Mitarbeiter gezielt Feedback geben.

Tipp 4: Die richtige Kommunikationstechnik

Das Mitarbeitergespräch trägt seinen Namen nicht umsonst. Heißt: der Hauptredeanteil sollte beim Mitarbeiter liegen. Nur wer gute Fragen stellt und aktiv zuhört, kann gut führen. Fallen Sie Ihrer Fachkraft nicht ins Wort und lassen Sie sie immer ausreden. Signalisieren Sie während des Gesprächs, dass Sie aufmerksam zuhören und dokumentieren Sie die wichtigsten Punkte.

Gerade durch Beiträge Ihres Mitarbeiters bekommen Sie einen Einblick in seine Sicht der Dinge. Was läuft gerade gut, was schlecht? Wo wünscht sich Ihre Fachkraft mehr Unterstützung?

Tipp 5: Kritik wertschätzend und auf Augenhöhe üben

Im Mitarbeitergespräch geht es – so schön es auch wäre – nicht nur um Erfolge. Auch Kritik findet Ihren Platz im Austausch mit Ihrer Fachkraft. Bleiben Sie dabei unbedingt sachlich und konstruktiv. Vermeiden Sie es, Ihrem Gegenüber persönliche Vorwürfe zu machen. Geben Sie Ihrem Mitarbeiter stattdessen die Möglichkeit, sich zu erklären und eventuelle Missverständnisse aus dem Weg zu räumen.

Hinterfragen Sie im nächsten Schritt gemeinsam, wie es zu den Schwierigkeiten kommen konnte und wie Sie ähnlichen Situationen zukünftig vermeiden können.

Tipp 6: Ziele messbar und machbar formulieren

Der wichtigste Teil des Mitarbeitergesprächs ist der Part, in dem Sie gemeinsam über zukünftige Ziele und Karriereaussichten sprechen. Stülpen Sie Ihrer Fachkraft Ziele und neue Aufgaben aber nicht einfach über. Beraten Sie gemeinsam, welche Ziele erreichbar sind und stecken Sie einen realistischen Rahmen ab. Berücksichtigen Sie dabei auch die Impulse Ihres Gegenübers: Was sieht der Mitarbeiter als erstrebenswertes Ziel? Wo will er sich weiterentwickeln und verbessern? Beziehen Sie diese Überlegungen unbedingt mit ein.

In manchen Fällen steht der nächste Schritt bei der Karriereplanung an. Prüfen Sie gemeinsam mit Ihrem Gesprächspartner, ob er sich für die neuen Aufgaben gut vorbereitet fühlt. Legen Sie gegebenenfalls die nötigen Entwicklungsmaßnahmen fest und dokumentieren sie diese im Gesprächsprotokoll.

Bonustipp: Das Mitarbeitergespräch ist keine Einbahnstraße

Ja, auch Sie sind nicht unfehlbar. Bitten Sie Ihren Mitarbeiter um seine Einschätzung: Was können Sie selbst besser machen? Was schätzt er an Ihnen als seine Führungskraft und in welchen Bereichen hat er Verbesserungsvorschläge?

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Anwendung meiner Tipps und gute Gespräche!

Über den Autor

Benjamin Kuttler ist Personalleiter bei easySoft und stand bereits vielen Unternehmen als Berater im Bereich Recruiting und Personalentwicklung zur Seite. Als Co-Autor des Buchs „Das Geheimnis der Champions“ hat er untersucht, wie die weltweit erfolgreichsten Unternehmen die besten Mitarbeiter finden und binden.