„Ich finde, dass ich einen der besten Jobs in der Klinik habe“, sagt Karin Kaiser, wenn man sie nach ihren Aufgaben als Leiterin des Instituts für Fort- und Weiterbildung des ALB FILS KLINIKUMS fragt. Seit 2005 ist sie im Team und seitdem wurde es ihr auch noch nie langweilig. Schließlich warten jedes Jahr neue Herausforderungen – und nebenbei das Tagesgeschäft, das aus Lehrgängen, Jahresprogramm, Pflichtqualifikationen und Tagungen für alle Berufsgruppen des Klinikums, Bildungsberatung und vielem mehr besteht. Wie soll da noch der Umstieg auf easySoft 5 zu schaffen sein?

easySoft 5 als Schritt in die Zukunft

„Wir hatten viel Respekt vor dem Umstieg, weil wir befürchteten, dass der Betrieb stocken könnte“, erinnert sich Kaiser. Gleichzeitig war klar: easySoft 5 wird die Zukunft sein. Einfachere Abläufe, Tools wie Automate, die nur mit easySoft 5 möglich sind und die Zeitersparnis überzeugten. „Ohne easySoft 5 verpasst man wirklich was“, ist sich Kaiser sicher.

Mit einer gesunden Portion Pragmatismus widmete sich das IFWB-Team dem Thema Anfang 2023. „Kein System in der Klinik bleibt dauerhaft gleich. Anpassungsfähigkeit gehört zu den digitalen Kompetenzen, um nicht den Anschluss zu verlieren“, bringt es Kaiser auf den Punkt. 

Mit der Umsteigerschulung gab es den Zugang zu easySoft 5 und ein probeweiser Testlauf mit beiden Systemen im Parallelbetrieb begann. Es zeigte sich schnell: Ohne klare Deadline waren die Kollegen im oft hektischen Bildungsalltag zögerlich mit der Einarbeitung ins neue Programm. „Bei zwei Systemen neigt man dazu, Aufgaben lieber im bekannten System zu erledigen – so lernt man easySoft 5 nicht kennen.“ 

Deshalb entschied das Team um Kaiser: Wir steigen im August um. Dieser Zeitpunkt war strategisch gewählt, da die Auslastung des Teams dann erfahrungsgemäß am geringsten ist. Eine Entscheidung, die sich auszahlte, berichtet Kaiser: „Der klar festgelegte Zeitpunkt war eine große Motivationshilfe für alle Beteiligten, sich intensiv mit easySoft 5 zu beschäftigen.“

Leuchtturm-Kolleginnen und Fokus-Zeitraum helfen

Besonders das Sekretariat erkannte schnell die Vorteile und setzte diese im eigenen Arbeitsbereich um. „Das neue System ist viel besser“, berichteten die Kolleginnen, die z. B. die komfortablen Serienmails schätzten, mit denen sie Kursteilnehmer und Vorgesetzte mit nur einer Mail gleichzeitig benachrichtigen.

Die Pionierarbeit des Sekretariats strahlte laut Kaiser auf das ganze Team aus: „Es war angenehm zu wissen, dass man interne Experten zur Seite hat, die weiterhelfen können.

„Vier Wochen nach dem Umstieg haben wir gemerkt: Es funktioniert, wir bekommen das hin“, freut sich Kaiser nachträglich. Anderen Umsteigern rät sie, den Umstieg in eine Phase zu legen, in der das eigene Team den Umstieg priorisieren kann – „und wenn es nur zwei Wochen sind.“ 

„Programm hält uns den Rücken frei“

Eine der größten positiven Veränderungen ist die Zeitersparnis. „Es gibt wahnsinnig viele kleine Dinge in easySoft 5, die praktischer sind“, erklärt die Kaiser begeistert. Zum Beispiel kann sie jetzt mehrere Kursteilnehmer auswählen und ihnen gleichzeitig neue Qualifikationen zuordnen –mit einem Klick. 

„Jeden Monat entdecken wir neue Möglichkeiten zur Verbesserung“, fährt Kaiser fort. Selbst Funktionen, die im alten System zunächst besser schienen, wurden optimiert.  So kämpfte sie eine Zeit lang mit archivierten Kursen, die sie – vermeintlich – immer „de-archivieren“ musste, um z. B. die Teilnehmenden einzusehen. Schließlich fand eine Sekretärin eine clevere Lösung: „Sie hatte sich einfach einen Bericht erstellt. Nun ist nur eine kleine Umstellung nötig, wenn man die Details sehen möchte – das war ein mega Erlebnis!“

Das Team lernt und wächst gemeinsam

Solche Entdeckungen teilt ihr Team regelmäßig in gemeinsamen Meetings, um voneinander zu lernen und die Arbeit effizienter zu gestalten. Diese kollektive Lernkultur trägt dazu bei, dass alle Mitarbeiter von den neuen Möglichkeiten profitieren und die Akzeptanz der Software im Team stetig wächst.

Außerdem kann sie Austauschformate mit anderen easySoft-Anwenderinnen und -Anwendern weiterempfehlen, die sie regelmäßig auf neue Ideen bringen.

„Nach der Mühe lockt der Preis“

Obwohl der Umstieg Aufwand erforderte, ermutigt Kaiser alle easySoft-Anwender: „easySoft 5 löst unsere Alltagsprobleme viel geschickter. Aufgaben erledigen sich schneller und umfassender – und dafür lohnt es sich.“