Die Seminarverwaltung einfach organisieren, gleichzeitig dieselbe Datenbasis wie die hauseigenen Pflegeschulen nutzen – und das beim größten privaten Bildungsanbieter Deutschlands im Bereich Pflege? Keine einfache Aufgabe, mit dem sich das Team der apm konfrontiert sah.

Die Pflegeschulen der apm setzen schon seit 2011 auf easySoft, der Fort- und Weiterbildungsbereich bevorzugte bislang eine andere Lösung. Die Folge: keine unternehmensweite Datengrundlage. Eine einheitliche Lösung sollte her.

Unternehmensweit einheitliche Lösung gesucht

Die gesuchte Software musste dementsprechend in der Lage sein, die Anforderungen beider Bereiche abzubilden – die Ausbildung an Pflegeschulen und die Verwaltung von Fort- und Weiterbildungen. Die Wahl fiel auf easySoft. 

Mitten im Geschehen: Dr. Madlen Drescher. Sie leitet den Bereich Prozessmanagement und behält die Planung, Prozesse, Evaluation und Kosten bei der apm Weiterbildung im Blick. „Grundsätzlich waren wir mit der bestehenden Lösung zufrieden. Mit easySoft wollten wir dementsprechend den Status Quo halten und weitere Arbeitserleichterungen ermöglichen“, fasst sie die Erwartungshaltung zusammen. 

Enge Begleitung beim Einstieg

Der Startschuss fiel bei einem Termin in der easySoft-Firmenzentrale in Metzingen. Dabei wurden die wichtigsten Fragen geklärt, um die folgende Einführung auf einem soliden Fundament aufzubauen: Wie sehen die Arbeitsabläufe bei der apm genau aus? Wie können diese Prozesse in easySoft abgebildet werden? Was ist möglich, was nicht? „Nach dem Gespräch waren wir optimistisch, dass es mit easySoft funktionieren wird“, berichtet Dr. Drescher. 

Noch vor dem tatsächlichen Start startete eine Testphase, in die ausgewählte Anwenderinnen einbezogen wurden. Begleitet wurde dieses Test-Team von easySoft-Consultant Elisabeth Freitag, die in regelmäßigen Terminen Programmwissen weitergab und schrittweise durchs Programm führte. Auch deshalb ist die Testphase bei Dr. Drescher in guter Erinnerung: „Frau Freitag war für uns immer greifbar. Gerade bei dringenden Fragen war das eine großartige Unterstützung.“

Nach den Tests ging es ans Eingemachte: Die Einführung der Software für das gesamte Team musste sorgfältig vorbereitet werden – parallel zum normalen Arbeitsalltag in nur sechs Monaten. Doch das Team um Dr. Drescher bekam alle ToDos im engen Zeitkorridor unter und war rechtzeitig bereit für den einrichtungsweiten Start. „Auch wenn am Ende alles gut lief, wäre mehr Zeit hilfreich gewesen“, resümiert Dr. Drescher. 

Gute Schulung und gegenseitige Unterstützung sichern Akzeptanz im Team

Zum Start mit dem gesamten Team begann Dr. Drescher, die Mitarbeitenden regelmäßig zu schulen. Dabei setzte sie auf Live-Daten und begleitete ihr Team durch die einzelnen Aufgaben. „Wenn wir zum Beispiel eine Anmeldung zu einem unserer Seminare erhielten, haben wir diese beispielhaft gemeinsam in easySoft bearbeitet“, berichtet die Bereichsleiterin. 

Ein weiterer Erfolgsfaktor: die gegenseitige Unterstützung im Team. „Technisch affine Kolleginnen haben ihr Wissen immer weitergegeben“, berichtet Dr. Drescher und ergänzt: „Außerdem half es, dass easySoft intuitiver ist als unsere bisherige Lösung.“ 

Zeitersparnis bei grundlegenden Aufgaben

Inzwischen hat das Team der apm Routine mit easySoft entwickelt. Die Umstellung mache sich schon an mehreren Stellen positiv bemerkbar, freut sich Dr. Drescher. „Natürlich läuft noch nicht alles perfekt, aber die Grundlagen funktionieren gut.“

So lassen sich Seminare jetzt unkompliziert duplizieren, das Startdatum anpassen und veröffentlichen. Bei etlichen unterschiedlichen Terminen für das inhaltlich gleiche Seminar eine echte Zeitersparnis. „Selbst wenn sich danach etwas ändert, können wir das mit einigen wenigen Klicks gleichzeitig anpassen.“

Auch wenn Dr. Madlen Drescher in manchen Bereichen noch auf kleinere Verbesserungen wartet, zieht sie ein positives Fazit: „Vermutlich wissen wir noch gar nicht zu 100 %, was easySoft alles kann.“