Never change a running system – dieses Motto befolgt die Berufsfachschule für Pflege im Landkreis Emmendingen in einem wichtigen Bereich des Schulmanagements: Seit 1999 wird die Pflegeausbildung in Emmendingen mit Software von easySoft organisiert. Neben handfesten Fakten wie der hohen Zuverlässigkeit und der guten Beratung zählt für Schulleiter Reinhard Lay auch die vorbildliche Unternehmenskultur des Metzinger Unternehmens: „Ich habe den Eindruck, die Mitarbeiter arbeiten mit Überzeugung.“

Klassenlehrer als Schlüsselpersonen

Aktuell werden 100 Pflegefachkräfte generalistisch für zwei Krankenhäuser ausgebildet – das Kreiskrankenhaus und das Zentrum für Psychiatrie Emmendingen. Jede Klasse wird von jeweils zwei Klassenlehrern intensiv betreut.

Diese spielen auch bei der Nutzung der Software eine wichtige Rolle, denn jeder Lehrer verfügt über vollen Zugang zu allen relevanten Daten. „Die Klassenlehrer geben sämtliche Noten für die eigenen Schüler selbst ein. Sie überblicken deshalb stets Notenschwankungen und können schnell reagieren“, so der studierte Pflegepädagoge, Healthcare- und Schulmanager.

Die Schüler wiederum haben den Vorteil, dass sie bereits zum Ausbildungsstart ihren Plan mit Schulzeiten und allen praktischen Ausbildungsabschnitten für die gesamten drei Jahre erhalten. Dazu gehören alle Einsätze auf den somatischen und psychiatrischen Stationen, sowie in der ambulanten Pflege, der Pädiatrie und der stationären Langzeitpflege. Die Stundenpläne werden ihnen als PDF-Datei per E-Mail geschickt. So können die Auszubildenden rechtzeitig individuelle Urlaubstage oder Nachtwachen planen.

Externe Dozenten bequem in Prozesse integrieren

Neben den zehn Lehrern und 90 Praxisanleitern begleiten 75 Honorardozenten die Schülerinnen und Schüler. Das sind vor allem Spezialisten aus den beiden Kliniken: von der Diabetesberaterin bis zum Deeskalationstrainer erhalten die Auszubildenden theoretisches und praktisches Wissen über alle Fachgebiete aus erster Hand. Die bewährte Schulverwaltungssoftware erleichtert die Organisation für Herrn Lay und die Schulsekretärin. „Wenn ich etwa einen Facharzt als neuen Dozenten gewonnen habe, benötige ich für die Schulverwaltungssoftware Education zunächst lediglich seinen Namen und kann bereits die ersten Unterrichtstermine mit ihm planen“, berichtet Reinhard Lay.

Die Software ist also sehr flexibel und praktisch. Kommen dann im nächsten Schritt die weiteren wichtigen Informationen hinzu, wie Adresse, Mailanschrift, Telefon oder Bankverbindung, können diese Daten beispielsweise schnell in Word-Serienbriefe übernommen werden. Trägt der Dozent im Klassenbuch ein, dass er den Unterricht gehalten hat und welche Schüler gefehlt haben, erstellt die Sekretärin einmal monatlich mit wenigen Klicks die Abrechnung und lässt das Honorar anweisen.

Selbst Schulbibliothek wird mit easySoft verwaltet

Stolz ist Fachbuchautor Reinhard Lay auch auf die Schulbibliothek einschließlich der separaten Lehrerbibliothek, die mit über 3.000 Bänden zu den größten Fachpflege-Bibliotheken gehöre. Auch sie wird über die Software verwaltet. Sämtliche Bücher sind verschlagwortet – Titel, Autoren und Themen lassen sich von Azubis, Lehrern, Honorardozenten und Mitarbeitern der beiden Kliniken auf einem PC in der Bibliothek gezielt und schnell recherchieren. Ausleihe und Rückgabe erfasst das Sekretariat in easySoft Education. Und falls die gesuchten Bände ausgeliehen sind, verrät die Software, wer die Bücher aktuell zu Hause hat.