Schülerinnen und Schüler anmelden, Stundenpläne und Einsatzpläne aktualisieren – früher eine mühsame Aufgabe an der Hans-Weinberger-Akademie. Verschiedene Excel-/Word-Dateien und eigenständige Softwarelösungen, manuelle Abgleiche, doppelte Einträge: Jede Änderung kostete Zeit und erhöhte das Fehlerpotenzial. Bei insgesamt rund 1.000 jährlichen Bewerbungen, 900 Schülerinnen und Schülern in 46 Klassen, 190 Lehrenden und über 500 Praxiseinrichtungen ein echter Zeitfresser.

Eine neue Lösung war gesucht, die den Verwaltungsaufwand effektiv reduzierte und mehr Freiraum für die eigentliche Arbeit ermöglichte. Teil des Auswahlteams war Christina John, die bis heute Hauptansprechpartnerin für Schulsoftware an den sieben Standorten ist.

In enger Abstimmung mit dem Vorstand entschieden Sie und ihr Team sich für easySoft. Das Überzeugungsargument: Alle Daten sind an einem Ort gespeichert, alle Verwaltungsaufgaben mit nur einem Programm lösbar.

Alle Daten an einem Ort, immer aktuell

Die alten Insellösungen hatten einen großen Nachteil: Jede Änderung musste manuell in mehreren Systemen aktualisiert werden – ein zeitaufwendiger und fehleranfälliger Prozess.

Heute schätzt Christina John easySoft als All-In-One-Lösung, bei der alle Bereiche denselben Datenbestand nutzen. „Wenn ein Kontakt seine Handynummer über das Webportal ändert, ist sie überall sofort aktualisiert. Ohne manuellen Aufwand“, freut sie sich. Somit stehen Sekretariat, Lehrkräften und Praxisanleitenden ohne Verzögerung die richtigen Infos zur Verfügung.

Außerdem freut sich die Projektleiterin für Schulsoftware über die Möglichkeit, Kontakte mit Kursen, Kooperationspartnern und weiteren Elementen zu verknüpfen. „Ändern sich die Kontaktdaten einer Praxisanleiterin, werden diese an allen relevanten Stellen automatisch aktualisiert. Niemand muss das mehr von Hand machen.“

Notenmanagement von zuhause aus

Von weniger manuellem Übertragungsaufwand profitiert die Akademie auch beim Notenmanagement: „Unsere Lehrkräfte können Noten direkt zuhause nach der Korrektur ins System eintragen“, berichtet Frau John. Da die Noteneingabe bequem über den Webbrowser abläuft, benötigen die Lehrkräfte dafür nur ihre Login-Daten.

Der Umweg über das Sekretariat und damit einhergehende Verzögerungen gibt es nicht mehr. „Das ist eine tolle Erleichterung, wenn die Noten rechtzeitig vor den Konferenzen vorliegen“, freut sich Frau John.

Intensivere Betreuung der Schülerinnen und Schüler möglich

Neben den Noten werden auch die Fehlzeiten digital erhoben. Auf diese Weise wissen Schülerinnen und Schüler sowie die Lehrkräfte jederzeit, wo der jeder Einzelne im Moment steht. Gerade wenn es einmal nicht so gut läuft, ist das hilfreich.

„Unsere Schülerinnen und Schüler nehmen das wahr und übernehmen mehr Eigenverantwortung“, berichtet Frau John. Und das nicht erst kurz vor der kritischen Probezeitkonferenz. Da die aktuellen Fehlzeiten immer bekannt sind, stellen sie Handlungsbedarf früher fest, können rechtzeitig gegensteuern oder fehlen sogar seltener.

Darüber hinaus freut sich auch das Sekretariat über weniger persönliche Nachfragen zum aktuellen Stand der Fehlzeiten.

Per Knopfdruck auf Schülergespräche vorbereitet

Nicht nur die Schülerinnen und Schüler selbst haben schneller den Überblick, auch den Lehrkräften bleibt mehr Zeit für die pädagogische Betreuung. Mit dem Berichtsgenerator stehen den Dozenten in Sekunden die relevanten Infos für Schülergespräche bereit: Notenschnitt, Entwicklung, relevante Hintergründe – alles auf einen Blick. Anstatt der benötigten Infos suchen die Lehrkräfte jetzt in Ruhe nach Lösungswegen.

Eine kleine, aber schöne Nebensache weiß Frau John auch noch zu berichten: Alle Schülerinnen und Schüler der Akademie bekommen – automatisiert mit easySoft – eine selbstgestaltete digitale Geburtstagskarte vom Sekretariat zugeschickt. „Viele Schülerinnen und Schüler freuen sich und antworten auf die Mail. Das hebt die Stimmung – auch bei unseren Sekretariatsmitarbeitenden.“

Einfache Stundenplanung, die Raum für pädagogische Arbeit schafft

Bei der Stunden- und Einsatzplanung vermeidet die bayerische Akademie ebenfalls eine Menge Verwaltungsaufwand durch den Einsatz von easySoft. Lehrpläne können von Jahr zu Jahr übertragen und angepasst werden. Anstatt von Null anzufangen, bauen die verantwortlichen Mitarbeitenden auf dem Gerüst des letzten Schuljahrs auf.

Gleichzeitig gleicht die Software laufend die Soll- und Ist-Stunden ab, damit nicht versehentlich überplant wird. Auch der smarte Raum- und Dozentenplaner vermeidet Doppelverplanungen, die später für Ärger im Schulalltag sorgen könnten.

Die gewonnene Zeit wissen die Mitarbeitenden der Hans-Weinberger-Akademie gut für die Weiterentwicklung des eigenen Lehrangebots zu nutzen. Dazu gehört etwa die bessere Zusammensetzung der einzelnen Klassen, die inhaltliche Optimierung des Unterrichts oder die Erprobung neuer pädagogischer Konzepte.

All das sorge in Summe für eine merkliche administrative Entlastung, freut sich Christina John: „Vielen Dank für dieses tolle Werkzeug zur Erleichterung unseres Schulalltages an das gesamte easySoft-Team!“