Fragt man Sergej Klimov, was ihm aus der inzwischen über 14-jährigen Zusammenarbeit mit easySoft hängen geblieben ist, dann zitiert er die japanische Kaizen-Philosophie: „Keine Revolutionen, sondern ständige und kontinuierliche Verbesserungen. Wir fühlen, dass easySoft dieses Prinzip jeden Tag lebt.“ Der stellvertretende Schulleiter des Malteser Bildungszentrums Euregio Aachen muss es wissen, schließlich war er es, der unsere Software 2008 einführte.

Seitdem haben wir gemeinsam einen erfolgreichen Weg hinter uns, auf dem es umso schneller voranging, als Herr Klimov seine neue Vision in den Blick nahm: der Traum vom papierlosen Büro sollte Wirklichkeit werden. „Harley-Davidson verkauft ein Lebensgefühl, das Motorrad gibt’s gratis dazu. So ist es auch mit easySoft: Wir sind damit in eine neue Ära der Verwaltung gestartet“, freut sich der gebürtige Ukrainer.

Klimov ist über die Jahre ein regelrechter easySoft-Fan geworden: „easySoft gibt mir einen ‚modernen Hammer‘ in die Hand, mit dem ich meine tägliche Arbeit immer weiter verbessern kann.“

easySoft 5: Neue Lösung bringt Arbeitsalltag voran

Den nächsten Schritt auf dem Weg stetiger Verbesserung erreichen die Malteser mit ihrem Umstieg auf easySoft 5. Klimov nennt auf die Frage nach seinen Highlights in der neuen Lösung gleich mehrere Punkte: „Die Teilnehmerbewertung ist toll. Bisher mussten wir auf eine externe Lösung zurückgreifen, um Feedback für unsere Seminare zu erhalten. Das war sehr komplex und teuer. Jetzt ist das in easySoft integriert.“ Auch die Mehrfachänderungen nehmen seinen Mitarbeitern viel Arbeit ab, weil sich jetzt mit einem Mausklick viele Datensätze gleichzeitig anpassen lassen. Ändert sich beispielsweise der Durchführungsort bei 100 Kursen, ist das in Windeseile erledigt.

Bemerkenswert findet er zudem den einheitlichen Aufbau der Software inklusive der Bedienlogik, die sich einheitlich über die verschiedenen Programmbereiche erstreckt. Tätigkeiten, die einmal in einem bestimmten Bereich erlernt wurden, lassen sich damit ganz einfach auf andere übertragen.

Mitarbeiter freuen sich auf Neuerungen

Darüber freuen sich insbesondere seine Mitarbeiter, die gerade an den Umstiegsschulungen an der Bildungsakademie in Aachen teilnehmen – mit sehr positiver Resonanz. „Oft reagieren Mitarbeiter bei Neuerungen erst einmal abwehrend. Bei unserem Start mit easySoft 5 ist es genau umgekehrt: Als die ersten Kollegen ihren Zugang erhielten, fragten die anderen, wann sie endlich auch mit der neuen Lösung arbeiten dürfen“, freut sich Klimov. 

Denn alle sehen das Potenzial, das in der neu eingeführten Software steckt. „Die Kollegen können es kaum erwarten, unsere Prozesse mit den neuen Funktionen weiter zu verbessern“ berichtet Klimov.  Das fängt bei der Kollegin an, die endlich die neuen Serienmails nach Ihren Vorstellungen gestalten und versenden möchte und geht bis zum Mitarbeiter, der die Teilnehmerbewertungen am liebsten gleich umsetzen will.

Einfache Rechnungsstellung und Dozentenplanung

Die Vorfreude rührt auch aus den positiven Erfahrungen, die die Malteser in der langen Zusammenarbeit bereits mit unserer Software gemacht haben.
So fällt bei rund 5.000 aktiven Kursen pro Jahr natürlich ein gewisser administrativer Aufwand an.  Dank easySoft ist die dazugehörige Rechnungsstellung inzwischen „fast ein Kinderspiel“, freut sich Klimov, denn der zeitliche und personelle Aufwand hat sich wesentlich reduziert. Meldet sich ein Teilnehmer online zu einem Kurs an, wird sein Kontakt in der Datenbank angelegt, mit einem Klick geht anschließend die Bestätigung inklusive Rechnung an ihn raus. „Unsere eigene Datenbank war effektiv“, urteilt Klimov, „aber mit easySoft sparen wir sicherlich nochmals 50 Prozent.“

Gezielte Dozentenplanung und Honorierung auf Knopfdruck

Den zitierten Hammer packte Klimov auch bei der Dozentenplanung aus, die er mit unserer Software deutlich verschlankt hat. Werden die Kurse ausgeschrieben, fragen seine Mitarbeiter gezielt einen der 770 Dozenten an. Oft können sie die Anfrage zusätzlich regional eingrenzen, weil die Datenbank weiß, dass bestimmte Ausbilder lediglich in Aachen unterrichten wollen. Ist der Kurs beendet, erfolgt die Honorierung mit wenigen Mausklicks. Je nach Anforderung werden die Kurse unterschiedlich honoriert. Dank enger Zusammenarbeit mit Herrn Klimov ist das inzwischen ein fest im Programm integrierter Automatismus.

Stundenplan dank App immer in der Hosentasche

Eine weitere Alltagsverbesserung erlebten die Malteser mit der Einführung der beiden Apps, die Klimov mit einem Augenzwinkern schließlich doch als „kleine Revolution“ bezeichnet.

Über die mobilen Anwendungen ist der aktuelle Stundenplan immer in der Hosentasche von Azubis, Seminarteilnehmern und Dozenten mit dabei. Außerdem lassen sich damit Anwesenheiten spielend leicht kontrollieren und digital dokumentieren. Ein großer Schritt in Richtung Klimovs papierlosem Traum.

80.000 Kontakten ohne Dubletten

Aber nicht nur mit der Einführung neuer Lösungen konnte Klimov seine Prozesse immer weiter verbessern. Auch vom Beginn der Zusammenarbeit gibt es Positives zu berichten. Zu diesem Zeitpunkt glichen die Malteser die Anmeldedaten der Teilnehmer händisch mit der Datenbank ab, um doppelte Einträge zu vermeiden – eine mühsame und fehleranfällige Arbeit. Nötig war das, weil es bei rund 5.000 aktiven Kursen pro Jahr regelmäßig mehrere Thomas Müllers oder Susanne Schmidts unter den Teilnehmern gibt.

Damit die insgesamt 80.000 Kontakte nicht von einer Menge Dubletten verunreinigt werden, die dann das System ausbremsen, setzte sich Klimov früh für eine pragmatische Lösung ein. Mit Erfolg: wir entwickelten eine Dublettenbereinigung, mit der sich Namen und Geburtsdatum leicht abgleichen lassen. „Eine Zeitersparnis und Reduzierung der Fehlerquote für alle User“, erinnert sich der stellvertretende Schulleiter.

Inzwischen läuft die Anmeldung zu den Tagesschulungen, Ausbildungen und Seminaren der Malteser hauptsächlich über die Webanwendung easySoft Publish. Die gleicht bei der Anmeldung automatisch ab, ob der Teilnehmer bereits im System vorhanden ist. Das ist besonders dann hilfreich, wenn sich ein Teilnehmer zum zweiten, dritten oder zehnten Mal anmeldet.

Deutschlandweiter Zugriff auf die zentrale Datenbank

Hierbei zahlt sich besonders aus, dassdie Rettungsdienstler auf eine zentrale Datenbank setzen. Denn der erwähnte Datenabgleich funktioniert standortübergreifend, ganz gleich, ob der Kurs in Aachen oder Regensburg stattfindet.

Damit alle in Deutschland verteilten Bildungseinrichtungen Zugriff auf die Datenbank haben, ist das System auf einem zentralen Server installiert. Darüber nutzen nicht nur die 25 Angestellten in Aachen die Datensätze, sondern jeder einzelne der bundesweit über 100 Malteser-Mitarbeiter, die mit easySoft arbeiten.

Ein weiterer Vorteil: Neue Bildungseinrichtungen können direkt mit der Arbeit loslegen und bereits hinterlegte Dozenten einplanen oder eine der rund 700 Dienststellen mit Schulungsangeboten erreichen. Alles ohne initialen Pflegeaufwand.

Auch das ein großer Schritt in Richtung Klimovs Vision vom papierlosen Büro. Zwar sind die Malteser noch nicht ganz am Ziel angekommen, dennoch ist sich der stellvertretende Schulleiter sicher, dass er auf seinen easySoft-Werkzeugkasten setzen kann. Welches Tool er daraus als nächstes in die Hand nimmt, weiß Klimov noch nicht. Eins steht aber jetzt schon fest: Er freut sich drauf.