Was passiert, wenn Auszubildende den Stand der eigenen Fehlzeiten jederzeit einsehen können? Die meisten Pflegeschulen würden es vermutlich nicht auf ein Experiment ankommen
lassen, zu groß ist die Angst vor ständig abwesenden Auszubildenden, die jede Fehlstunde bis zur Obergrenze ausnutzen. Genau diesen Schritt wagte die Berufsfachschule Pflege des
Vinzenzkrankenhaus Hannover – mit großem Erfolg.

„Vertrauen Sie Ihren Auszubildenden. Wir haben damit extrem gute Erfahrungen gemacht“, rät Steven Herbst anderen Einrichtungen. Die Auszubildenden des Pflegepädagogen müssen den Stand ihrer Fehlzeiten nicht länger erfragen und – entgegen aller Erwartungen – fehlen sie seitdem seltener.

Wie es zu dieser mutigen Entscheidung kam? Das Klinikum setzt radikal auf Transparenz. Bereits der Eingangsbereich aus Glas signalisiert den Besuchern, dass man hier keine Geheimnisse
voreinander haben will. Da ist es nur konsequent, dass das auch für die hauseigene Pflegeschule mit ihren 72 Auszubildenden gelten soll.

„Transparenz bedeutet Wertschätzung, ganz besonders unseren Auszubildenden gegenüber“ sagt Herbst. Wenn die Auszubildenden aktiv mit eingebunden sind und sich auf Augenhöhe
behandelt fühlen, dann arbeiten Sie deutlich besser mit, so die Erfahrung im Hannoveraner Krankenhaus.

Einen großen Anteil an der positiven Entwicklung schreibt Herbst easySoft Publish zu. Die Webanwendung sorgt natürlich nicht alleine für die nötige Transparenz, sie stellt aber das erforderliche digitale Fundament dafür bereit. „Wenn man merkt, was alles möglich ist, macht es sehr viel Spaß“ resümiert der Pflegelehrer. Er muss es wissen, schließlich war und ist er maßgeblich an der Einführung der Lösung beteiligt.

Volle Transparenz bei Fehlzeiten

Ganz besonders deutlich wird das bei den angesprochenen Fehlzeiten. Früher gab es ein jährliches Reflexionsgespräch zum aktuellen Stand der Abwesenheiten. Herbsts ernüchterndes Fazit: „Rückblickend betrachtet war das eine Katastrophe.“ Bis die Auszubildenden von ihrem kritischen Fehlzeitenstand erfuhren, war es oftmals schon zu spät. Gleichzeitig standen viele regelmäßig vor dem Lehrerpult, um sich den Stand ihrer Abwesenheiten zu erfragen – und das nicht nur ein- oder zweimal, sondern häufig jede Woche.

Vor diesem Hintergrund trafen die Verantwortlichen der Berufsfachschule Pflege eine weitreichende Entscheidung. Alle Auszubildenden sollten ihren aktuellen Fehlzeitenstand über Publish Education abrufen können. Für diesen Schritt gab es nicht nur Beifall. Die Befürchtung einiger Kollegen: Die Auszubildenden könnten sich ihre Fehlzeiten genau hochrechnen
und bewusst die maximal erlaubte Anzahl an Abwesenheiten ansammeln.

Eingetreten ist genau das Gegenteil. Die Auszubildenden haben online ihre Fehlzeiten genau im Blick und achten wesentlich penibler darauf, nicht zu viele anzuhäufen. Bisher gab es in jedem Jahr Kandidaten, die aufgrund zu häufiger Abwesenheiten nicht zu den Abschlussprüfungen zugelassen wurden. Seit der Einführung von Publish Education gab es diesen Fall nicht mehr. Dass die Auszubildenden jetzt nicht mehr Schlange vor dem Lehrerpult stehen, ist da fast nur noch eine schöne Randnotiz.

Und noch ein weiterer Aspekt bestärkt Herbst, die richtige Entscheidung getroffen zu haben. „Auszubildende kommen aktiv auf mich zu und melden zurück: ‚Herr Herbst, Sie haben mir drei Krankheitstage eingetragen, obwohl ich nur zwei gefehlt habe.‘ Auch das ist wunderbar, damit vermeiden wir ganz einfach Fehler.“

Stundenplan: Von überall aus abrufbar

Etwas weniger radikal lief die Digitalisierung des Stundenplans ab. Den finden alle Auszubildende und Pädagogen des Vinzenzkrankenhauses inzwischen online mit allen relevanten Informationen wie dem Kurs, der Uhrzeit oder dem Raum. Außerdem bleibt Raum für zusätzliche Hinweise zur Lehrveranstaltung. „Damit hören Sie dann folgenden Satz nicht mehr:
‚Herr Herbst, ich habe mein Lerntagebuch vergessen.‘ Wenn wir Hinweise zum benötigten Material eintragen, dann denken die Auszubildenden im Allgemeinen dran und haben alles
dabei“, freut sich der Pädagoge.

Auszubildende kümmern sich selbst um Anleitungsstunden

Verbesserungsbedarf gab es auch beim Einsatzplan. „Vor der Einführung von Publish Education haben wir die jeweils nächsten Einsätze der Auszubildenden ans Schwarze Brett geheftet.
Das heißt, jeder Auszubildende sah seinen nächsten Einsatz nur, wenn er gerade im Schulgebäude war“, beschreibt Herbst den Status quo vor easySoft.

Das bedeutete auch, dass der Aushang jedes Mal erneuert werden musste, wenn sich am Einsatzplan etwas änderte. Umplanen, ausdrucken, loslaufen, den alten Plan abhängen, den neuen aufhängen und hoffen, dass alle den Aushang rechtzeitig bemerkten – bei jeder Planänderung. Nur auf persönliche Nachfrage gab es für die Auszubildenden aktuelle Infos zum kommenden Einsatz und zu den anschließend geplanten. Das führte dazu, dass sich die zuständige Praxiskoordinatorin in jeder Pause von fragenden Gesichtern belagert sah. Dazu kamen die Auszubildenden, die einfach vergessen hatten, wo sie als nächstes im Einsatz waren und das nochmal genau wissen wollten.

Dank Publish Education sehen die Auszubildenden inzwischen alle geplanten Einsätze inklusive Beginn, Dauer, Einsatzbereich und zuständigem Ansprechpartner. Außerdem ist genau
dokumentiert, wie viele Praxisanleitungsstunden in diesem Einsatz nötig sind. Eine Kleinigkeit, die laut Herbst aber eine ungeahnte Entlastung mit sich bringt.

Qualität der Praxisanleitungen profitiert

Auch die Praxisanleiter freuen sich, dass sie frühzeitig wissen, wer wann auf ihrer Station eingeplant ist. Darüber hinaus sehen sie die Beurteilung der vorangegangenen Anleitungen. Dort ist neben der Bewertung genau dokumentiert, welche Lernziele der Auszubildende im Laufe der Ausbildung noch erreichen sollte. Für die Praxisanleiter ein wertvoller Hinweis, den sie direkt in die Planung einfließen lassen. Steven Herbst zieht ein positives Fazit: „Das funktioniert wirklich gut. Unsere Praxisanleiter schauen sich die Dokumentation an und gehen in ihrer Anleitung darauf ein. Auch unsere Azubis schätzen es, wenn man Wissenslücken direkt schließt.“

Eingepflegt werden die Dokumentationen der Anleitungsstunden von den Praxisanleitern selbst – inzwischen natürlich online, einheitlich und ortsunabhängig.

Wie viel Arbeit allein die Praxiskoordinatorin durch die Umstellung auf easySoft Publish Education spart, wollte Steven Herbst genau wissen, erzählt er. „Ihre Antwort: ‚Ich spare zwei Drittel der Zeit, die ich vorher gebraucht habe.‘ Klingt wie ein Werbespruch, hat sie aber genauso gesagt. Wir haben das nicht mit der Stoppuhr ausgewertet, aber es fühlt sich für sie so an – und das macht sie glücklich.“

Bessere Leistungen durch nachvollziehbare Beurteilungen

Auch bei der Dokumentation der Leistungsnachweise ist jetzt kein Umweg mehr über das Sekretariat nötig. Pädagogen und Praxisanleiter pflegen die Noten bequem online ins System
ein, wo sie direkt im Datensatz der jeweiligen Auszubildenden gespeichert werden. Die Auszubildenden erhalten auf demselben Weg Einsicht in ihre Beurteilungen.

Der positive Nebeneffekt: Die Auszubildenden kennen nicht nur ihren aktuellen Notendurchschnitt, an der Berufsfachschule Pflege ließ sich auch eine Verbesserung der Leistungen
beobachten. Die Gründe dafür sind geradezu trivial. Durch das schnelle und direkte Feedback der Praxisanleiter und Pädagogen wissen die Auszubildenden genau, was sie verbessern
müssen. Und das nicht erst zum Jahresende, sondern direkt nach jeder Beurteilung. Wissenslücken und Schwächen lassen sich so viel gezielter angehen. Statt Dokumentation und Verwaltungsaufwand rückt wieder das wirklich Wichtige in den Fokus: die Vermittlung von Fachwissen an die Auszubildenden.

Wieder mehr Zeit für die wichtigen Dinge

Die Berufsfachschule Pflege des Vinzenzkrankenhauses ist mit den Möglichkeiten noch nicht am Ende. Regelmäßig nehmen die Hannoveraner Funktionen dazu, bauen Module aus und
passen sie für sich an. Die schiere Vielfalt der Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten könne zu Beginn überwältigend sein, weiß Steven Herbst zu berichten. Aber es lohnt sich: „Die
Arbeit, die ich in easySoft Publish investiere, sorgt dafür, dass ich hinterher weniger Zeit brauche“ – und das zugunsten der wirklich wichtigen Dinge.

Und noch etwas konnte der Pflegelehrer beobachten: Die neu geschaffene Transparenz zahlt sich aus. „Wir haben vorher schon viele Auszubildende übernehmen können, aber aus dem letzten Kurs wollten alle bis auf zwei Auszubildende bei uns bleiben. Das ist natürlich nicht allein Publish Education zu verdanken, aber es hat einen wesentlichen Teil dazu beigetragen.“