Mit den Dokumentenvorgaben (Soll-Dokumente) legen Sie fest, welche Dokumente bei Bewerbungen oder bei Kursanmeldungen zwingend benötigt werden. Das kann zum Beispiel ein bestimmtes Zertifikat, ein Führungszeugnis oder ein Lebenslauf sein. Einmal definiert, sehen Sie auf einen Blick, welche Bewerbungen oder Kursanmeldung noch nicht vollständig sind und wo noch Daten fehlen. 

Auf diese Weise optimieren Sie die Verwaltung Ihrer Dokumente, reduzieren den organisatorischen und kommunikative Aufwand und ermöglichen zugleich ein komfortables Monitoring direkt im Programm.

So nutzen Sie die Dokumentenvorgaben 

Die Dokumentenvorgaben verhalten sich im Kontext Kurse und Recruiting identisch. Daher ist die folgende Erklärung am Beispiel des Kontexts Kurse problemslos auf das Recruiting übertragbar. 

Im ersten Schritt definieren Sie im Programmbereich Dokumentenvorgaben (Menügruppe „Konfiguration Bildungseinrichtung“) den Vorgabensatz und legen fest, ob dieser für Stellen oder Kurse gelten soll.

Anschließend definieren Sie die konkreten Dokumentenvorgaben. Konkret bedeutet das: Welches Dokument ist erforderlich? Dabei haben Sie drei Optionen zur Auswahl:

• Ja: Das Dokument ist erforderlich.
• Nein: Das Dokument ist optional oder wird nicht benötigt.
• Noch nicht: Das Dokument wird erst zu einem späteren Zeitpunkt benötigt.

Im Kontext Kurse können Sie zusätzlich im Bereich Lehrgangszuordnungen bestimmen, für welche Lehrgänge die Vorgaben gelten.

Wechseln Sie zur Menügruppe „Kurse“ im Programmbereich „Details“ und fügen Sie über das Symbol „Doppelplus“ Ihre zuvor erstellten Dokumentenvorgaben hinzu.

Falls Sie für einen bestimmten Kurs von der allgemeinen Vorgabe abweichen möchten, können Sie einzelne Dokumente hinzufügen oder entfernen. Diese Änderung gilt dann automatisch für alle Teilnehmenden dieses Kurses. Individuelle Anpassungen pro Teilnehmenden sind ebenfalls möglich: Öffnen Sie dazu die Kurszuordnung und passen Sie die Dokumentenvorgaben für einzelne Kontakte entsprechend an.

Immer im Blick, welche Dokumente noch fehlen

Auf diese Weise behalten Sie jederzeit den Überblick über den aktuellen Status Ihrer Dokumente. Sortieren Sie nach der Spalte „Dokumentenvorgabenstatus“, um schnell fehlende Dokumente zu identifizieren und mithilfe des Serienbenachrichtigungsassistenten die betroffenen Kontakte zu benachrichtigen. 

Kleiner Tipp: Nutzen Sie im Serienbenachrichtigungsassistenten das berechnete Feld „Fehlende Dokumente“, das automatisch erkennt, welche Dokumente beim entsprechenden Kontakt noch fehlen oder unvollständig sind und diese ausgibt.

Programm erkennt bei Upload über Publish automatisch benötigte Dokumente

Durch die dynamische Anbindung der Dokumentenvorgaben an Publish können Sie Bewerbungsdokumente direkt den entsprechenden Vorgaben zuordnen – ganz ohne manuelle Nacharbeit. 

Verknüpfen Sie dazu einfach Dateiupload-Felder mit einer bestimmten Dokumentenvorgabe. Lädt ein Bewerber dann zum Beispiel seinen Lebenslauf über das entsprechende Feld hoch, erkennt easySoft automatisch, dass das Dokument zu den erforderlichen Dokumenten gehört und jetzt vorhanden ist. 

Fehlende und unvollständige Dokumente per Bericht auswerten

Seit der Programmversion 2024/18 stehen ergänzende ER3-Datenquellen für die Auswertung der Dokumentenvorgaben bereit. Hiermit erhalten Sie umfangreiche Möglichkeiten für das Monitoring und die statische Auswertung fehlender oder unvollständiger Berichte.

Folgende Berichte zu Dokumentenvorgaben sind zudem im Kundenportal verfügbar und für Sie zum Download und Import bereit:

• Kursbezogene Berichte:
  • Dokumentenvorgaben eines Kurses
  • Gesamt- und Einzelstatus der Dokumentenvorgaben pro KursteilnehmerIn
• Recruiting-bezogene Berichte:
  • Dokumentenvorgaben für Stellen
  • Dokumentenvorgaben samt Gesamt- und Einzelstatus von BewerberInnen

Noch mehr Übersicht mit Ampel-Spalten und Automatisierungen

Zusätzliche hilfreiche Funktionen wie die Ampel-Spalten machen Ihnen die Auswertung von fehlenden oder unvollständigen Dokumenten noch einfacher. Auf einen Blick ist für Sie erkennbar, wo noch etwas fehlt.

Wenn Sie darüber hinaus sicherstellen möchten, dass Kursbewerber erforderliche Unterlagen wie z. B. Führungszeugnisse fristgerecht einreichen, können Sie die Erinnerung daran mithilfe von Automate Seminar vollständig automatisieren. 

Eine ausführliche Schritt-für-Schritt Anleitung der Funktionalität finden Sie auf unserer Plattform für Schulungstutorials. 

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