Seit 2012 setzt das Münchner SySt-Institut bei der Verwaltung ihrer rund 1200 Kunden auf ein Programm des schwäbischen IT-Bildungsexperten Easysoft. “Das bringt uns eine enorme Zeitersparnis. Gleichzeitig können wir unseren Teilnehmern mehr Service bieten“, sagt Sabina Göschl, Kaufmännische Leiterin von SySt.

Das SySt-Institut, 1996 von der Dipl. Psychologin Insa Sparrer und dem Philosophen und Mathematiker Prof. Dr. Matthias Varga von Kibéd in München gegründet, bietet Seminare und
Veranstaltungen in der Erwachsenenbildung an. Seit 2003 werden zudem Ausbildungen zum systemischen Therapeuten oder Berater durchgeführt. „Unsere rund 70 Seminare und Veranstaltungen können einzeln gebucht werden. Viele Kunden machen aber auch eine bis zu vier Jahren dauernde Ausbildung“, berichtet Sabina Göschl. Gemeinsam mit zwei Mitarbeiterinnen setzt sie die Teilnehmerverwaltung einschließlich Rechnungsstellung um.

Früher wurde dies mit einer Access-Datenbank und sehr viel Handarbeit bewerkstelligt. „Doch in den vergangen Jahren sind unsere Teilnehmerzahlen regelrecht explodiert“, sagt die gebürtige Wienerin. Das bisherige System stieß an seine Grenzen. „Wir wollten deshalb ein neues Programm, das bedienerfreundlich, leistungsstark und flexibel ist“.

Easysoft hat sie auf Anhieb überzeugt. Seit 2012 setzt sie die Software des IT-Entwicklers aus St. Johann ein. „Eine große Arbeitserleichterung“, wie Göschl sagt. Rund 70 Prozent der Arbeitszeit, die die Mitarbeiterinnen zuvor auf die Teilnehmerverwaltung verwendeten, sei eingespart worden. Zeit, die nun in mehr Service für ihre Kunden fließt. Beispiel: Die bis zu vier Jahre dauernden Ausbildungen werden in unterschiedlichen Modulen angeboten, die von den Kunden selbst ausgewählt werden. Das sind meist zehn bis zwölf pro Jahr. Da können Teilnehmer schon einmal den Überblick verlieren. Göschl: „Wir haben deshalb früher zwei Mal im Jahr für jeden Teilnehmer die bereits besuchten Kurse in zeitintensiver Handarbeit zusammengestellt und ausgewertet. Der aktuelle Ausbildungsstatus wurde dann an sie verschickt“. Heute seien alle vom Kunden bisher belegten Kurse samt Teilnahmeerfolg in der Software hinterlegt. Ebenso, welche Module noch für den Abschluss der Ausbildung belegt werden müssen. Monatlich verschickt Göschl heute auf Knopfdruck ihren Kunden per Mail den aktuellen Ausbildungstand. Diese bleiben so permanent à jour.

Begeistert ist die gelernte Kauffrau von den jährlichen Easysoft Anwenderkonferenzen. Nutzern aus ganz Deutschland wird dort gezeigt, wohin sich das Programm in Zukunft entwickeln soll. Auch der eine oder andere Tipp im Umgang mit dem Programm fällt in den begleitenden Workshops ab. Denn anders als viele andere Kunden der Softwareschmiede, die damit ihre komplette Seminarverwaltung bis hin zur Personalentwicklung meistern, nutzt sie das Programm fast ausschließlich zur Teilnehmerverwaltung. „Das aber sehr effizient“, wie sie betont. Weitere Pluspunkte hat das Programm bei der überzeugten Nutzerin Göschl in punkto Rechnungsstellen gesammelt. „Wir können Merkmalen wie dem Fälligkeitsdatum zu den einen Kursen und Teilnehmern hinterlegen. Ausstände einzelner Teilnehmer haben wir so im Blick und unsere Kostenkontrolle im Griff“, sagt die Kauffrau. „Für eine Weiterbildungseinrichtung, die keine staatlichen Subventionen erhält, ist das absolut notwendig“.

Programm-Features wie die integrierte Dublettenprüfung, die mehrfach erfasste Kunden aus dem Datenbestand fischt oder der Stundenplan, der für jeden einzelnen Kunden automatisch erstellt und aktualisiert wird, begeistern sie ebenso wie die ganz praktische Möglichkeit, Namensschilder der Kursteilnehmer für verschiedene Veranstaltungen direkt auszudrucken. Den Softwareboliden aus dem schwäbischen St. Johann mag Göschl bei ihrer Arbeit nicht mehr missen. Auch das Easysoft etwa auf regelmäßigen Anwenderkonferenzen Anregungen und Wünsche seiner Kunden aufnimmt und vieles automatisch umsetzt, zeigt ihr, dass sie aufs richtige Pferd gesetzt hat. Denn tatsächlich lief es bei Softwareumstellung nicht sofort alles rund, räumt Göschl ein. „Letztlich hatten die Easysoft-Mitarbeiter aber für alle unsere Probleme eine Lösung. Geht nicht, gab‘s nicht.“ SySt-Teilnehmer melden sich über ein in die Homepage integriertes Buchungssystem zu ihren Kursen und Veranstaltungen an. „Der nächste Schritt könnte sein, dass wir hier eine Schnittstelle zu Easysoft schaffen“, so Göschl. Denn derzeit werden die Teilnehmer noch manuell ins System eingepflegt.