Es war genau in der Woche, als Melanie Geldhauser einmal mehr die Grenzen von Excel zu spüren bekam. Die Personalentwicklerin des Käseherstellers Jermi versuchte den Überblick über die Pflichtfortbildungen der 420 Mitarbeiter zu behalten, was mit jedem Mitarbeiter und jedem weiteren Seminar immer schwieriger wurde. „Es geht nicht mehr“, stellte sie fest. Und genau in dieser Woche landete im Postfach ein Flyer von easySoft – Spezialist für Seminarorganisation und Personalentwicklung.

Entscheidung für easySoft hat sich gelohnt

Die BWLerin mit Studienschwerpunkt Personal nutzte die Anregung und informierte sich bei dem Softwareentwickler und einigen Konkurrenten. Nach etlichen Recherchen und Präsentationen urteilt sie: „Easysoft hat sich im Vergleich als bestes erwiesen“. Eine Entscheidung, die sie nicht bereut: „Das Programm ist viel genauer und transparenter“.

Ampelschema warnt rechtzeitig 

Beispielsweise bekommt sie eine Vorwarnung, wenn die Pflichtschulung eines Mitarbeiters abläuft. Der Datensatz ist nach dem Ampelsystem orange gefärbt und zwar 90 Tage bevor die Qualifizierung erlischt – so hat sie den Ablauf eingestellt, denn mit Schichtbetrieb, Urlaub und arbeitsintensiveren Aktionen benötigen die Angestellten einen größeren zeitlichen Vorlauf.

Melanie Geldhauser schickt den Betreffenden dann einen Zettel mit mehreren Terminen für die notwendigen Seminare. Hygieneschulungen und Arbeitssicherheit betreffen alle Mitarbeiter. Die Qualitätsschulung HACCP – Gefahrenanalyse und kritische Kontrollpunkte – müssen fast alle Produktionsmitarbeiter durchlaufen. Außerdem muss das Wissen ausgewählter Mitarbeiter über Brandschutz, Reinigungsmittel oder Energiemanagement regelmäßig aktualisiert werden.

Insgesamt bietet die Personalabteilung jährlich 120 Seminare an. Rund 85 Prozent der Maßnahmen decken die 16 hausinternen Dozenten ab. Für spezielle Themen wie den Ausbilderschein, Kesselwartung oder Sprinkleranlagen sind externe Dozenten gefragt. Die Transparenz führt zu höherem Druck. 

Transparenter Überblick sorgt für höhere Qualität

Denn spätestens bei einem der etwa fünf jährlichen Audits durch den Kontrolldienst IFS, der einheitliche Lebensmittel- und Produktstandards setzt, oder einen Kunden würden fehlende Qualifizierungen sofort ins Auge springen. Umgekehrt ist sich die 29-jährige Personalerin sicher, dass ihr nichts mehr durch die Lappen geht: „Eigentlich ein simples Tool, durch das wir die Sicherheit erhöhen und unsere Qualität verbessern.“

Drei intensive Schulungstage für optimalen Start

Seit Dezember arbeitet sie mit dem System. Zusammen mit easySoft-Berater André Fälker hat sie an drei Tagen das System eingerichtet und an die Bedürfnisse der schwäbischen Firma angepasst. Viele Abläufe mussten durchdacht werden, um ihr die alltägliche Arbeit zu erleichtern. „Das ist für mich eine ideale Software, denn sie lässt sich unseren Prozessen anpassen und nicht umgekehrt“, findet Melanie Geldhauser. Nachdem sie die Grundfunktionen verstanden hatte, fiel ihr die Handhabung sehr leicht.

Danach fuhr sie nochmals auf eine zweitägige Schulung und ist sehr detailliert in das Berichtsystem eingestiegen. Mit neuen Ideen kam sie zurück: Etwa hat jeder Mitarbeiter in der Produktion ein Messer, das registriert und kontrolliert werden muss. Das kann sie über die neue Software abbilden. Auch den kleinen Fuhrpark mit sieben Fahrzeugen will sie künftig über Easysoft kontrollieren.

Abteilungen sollen Qualifikationen künftig selbstständig erfassen

Doch das ist Zukunftsmusik. Momentan geht es ihr darum, die Arbeitsabläufe für die Pflichtschulungen im Unternehmen klar zu strukturieren. Künftig sollen nämlich die Abteilungen die erfolgreichen Qualifizierungen selbst eintragen. Dazu muss sie den Kollegen die wichtigsten Funktionen der Software beibringen. Davon erhofft sie sich eine zusätzliche zeitliche Entlastung. Zeitersparnis ist für die Personalentwicklerin wichtig.

Doch entscheidend sei, dass sie nun große Transparenz und Klarheit über den Bildungsstand aller 420 Mitarbeiter hat und sich mit der Software viel mehr organisieren lässt als ausschließlich die Pflichtschulungen.

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