„Wenn Mitarbeiter direkt mit Kunden agieren – also in jedem Dienstleistungsunternehmen – sind sie der entscheidende Erfolgsfaktor“, urteilt Klaus Ziegler. Deshalb sucht er mit seiner Frau Rosemarie Amos-Ziegler, beide Inhaber der WGfS GmbH, immer nach neuen Wegen, um ausgezeichnete Mitarbeiter zu finden und vor allem sie langfristig im Unternehmen zu halten. Die Software von easySoft erwies sich dem Ehepaar als verlässliches Tool bei dieser Aufgabe. 

Einmal bietet das Unternehmen bei Stuttgart seinen Angestellten berufliche Perspektiven durch eine systematische Personalentwicklung. Dann spielt auch das Betriebliche Gesundheitsmanagement (BGM) eine herausragende Rolle – gerade weil die körperlichen und psychischen Belastungen in der Pflege und Seniorenbetreuung enorm sind. In der Branche gilt ein Drittel der Pflegekräfte als Burnout-gefährdet. Insgesamt investiert das Unternehmen knapp 500.000 Euro in die Qualifizierung ihrer 200 Mitarbeiter.

Deutscher Bildungspreis für hochqualitative Mitarbeiterbetreuung

Im vergangenen Jahr erhielt die WGfS vom TÜV Süd den Deutschen Bildungspreis für kleine und mittelständische Dienstleister. Die Jury begründete das unter anderem mit dem Einsatz der Easysoft-Software, die viele Prozesse systematischer und effizienter gemacht hat. „Die Qualität der Mitarbeiterbetreuung hat nochmals zugenommen“, findet auch Nadiia Glock. Seit zwei Jahren ist die Informationsmanagerin für das interne Bildungs- und Gesundheitsmanagement verantwortlich.

Aktuell hat sie das Bildungsheft mit 125 Fortbildungen auf den Weg gebracht, an denen durchschnittlich 20 Mitarbeiter teilnehmen. „Das war bisher kompliziert, weil wir mit verschiedenen Programmen gearbeitet haben“, erzählt die gebürtige Ukrainerin. Mit Easysoft bekommt sie nun alles aus einer Hand. Vor allem entwickelte sie mit der Software einen einheitlichen Aufbau, wie jedes Seminar ausgeschrieben wird. „Das ist viel attraktiver für die Mitarbeiter, weil sie schneller sehen, um welche Inhalte es geht, wer das Seminar anbietet oder wann und wo es stattfindet“, freut sie sich.

Die Möglichkeiten des Programms sind auch nach einem Jahr längst nicht ausgeschöpft. Den Druck des Bildungsheftes könnte sich die WGfS künftig sparen, denn mit der Webanwendung easySoft Publish können alle Mitarbeiter über eine App ihre Fortbildungen finden und sich online anmelden. Das spart nochmals Verwaltungsarbeit. „Aber das ist noch Zukunftsmusik“, lacht Nadiia Glock.

Mitarbeitergespräche sind direkt im Programm abgebildet

Neben ihr arbeiten aktuell zwei Verwaltungskräfte mit der Software sowie die sieben Pflegedienstleiter (PDL) in den drei WGfS-Häusern. Die müssen mit dem Programm umgehen können, weil die beiden jährlich geführten Mitarbeitergespräche systematisch eingepflegt werden. Ein Teil ist der Personalentwicklung gewidmet. Entspricht der Ist-Zustand der Qualifikation auch dem Anforderungsprofil laut gesetzlichen Vorgaben und aktuellen Qualifizierungsnachweisen oder benötigt der Mitarbeiter weitere Seminare.

Und: Wo will der Mitarbeiter beruflich hin? Und wie sehen die notwendigen Bildungsschritte aus? PDL und Pfleger entwickeln dann zusammen einen detaillierten Bildungsplan. Ob Praktikant oder Führungskraft, jeder WGfS-Mitarbeiter hat so einen persönlichen Entwicklungsplan. „Höhere Qualifikationsniveaus erzielen bessere Pflegeergebnisse für die Bewohner und mehr Arbeitsplatzzufriedenheit bei den Mitarbeitern“, begründet Rosemarie Amos-Ziegler die intensive Mitarbeiterbetreuung.

Gesundheit der Mitarbeiter im Fokus

Ein anderer Teil des Mitarbeitergesprächs gilt der gesundheitlichen Zufriedenheit: angefangen vom eigenen BMI über Ernährung und Schlaf bis zu Arbeitsbedingungen beurteilen die Mitarbeiter auf einer Notenskala ihre aktuelles Empfinden. Dabei kann sich ergeben, dass eine Verwaltungskraft, die sich durch viele Telefonate oder Anfragen öfters gestört fühlt, im Home-Office arbeiten kann, wenn sie mal kontinuierlich an einer (Termin-)Sache dranbleiben will.

Oder: Eine Pflegekraft, die sich in der Arbeit oft gestresst fühlt, bestimmte Entspannungskurse belegt, damit sie aufkommende Anspannungen früher bemerkt und dann mit einfachen Möglichkeiten auch während der Arbeit ein Ventil findet. Zwölf Arbeitsstunden pro Jahr kann jeder Mitarbeiter an Yoga-, Achtsamkeits- oder Gymnastikkursen teilnehmen. „Wir wollen in den Köpfen ein Bewusstsein schaffen und bei vielen bleibt die Veränderung dauerhaft, weil sie zunehmend Verantwortung für ihr Wohlbefinden übernehmen“, beobachtet Ziegler. Der Krankenstand liegt mit 4,9 Prozent deutlich unter dem Branchendurchschnitt von sieben Prozent.

Urteil schwankt zwischen "begeistert" und "sehr zufrieden"

Ein Jahr arbeitet die WGfS inzwischen mit Easysoft und wenn sich Klaus Ziegler und Nadiia Glock anschauen, schwankt ihr Urteil zwischen „ziemlich begeistert“ und „sehr, sehr zufrieden“. „Wir haben jetzt alle Stammdaten in einem Programm“, sagt Ziegler, das spare unfassbar viel Zeit und vermeide Übertragungsfehler. „Unsere Mitarbeiter kommen aus 38 Nationen und sie haben für uns Deutsche reichlich komplizierte Namen“, macht er auf ein ganz praktisches Problem aufmerksam. Hinzukommt, dass der Anteil junger und weiblicher Mitarbeiter sehr hoch ist.

Ein Umzug oder eine Namensänderung durch Heirat mussten bisher an mehreren Stellen geändert werden. Diese Redundanzen sind auch passé.
Demnächst soll noch die Schnittstelle zwischen den Stammdaten und der Software für die Dienstpläne geschlossen werden – dadurch werden die Prozesse nochmals schlanker. „Es ist unfassbar, was wir mit easysoft anstellen können“, sagt 69-jährige Pflegeheimbetreiber. Die Bibliothek mit 400 Fachbücher ist auf die drei Standorte im Süden Stuttgarts verteilt. Bisher wurde die Ausleihe auf Papier erledigt, was umständlich und unübersichtlich war. Heute genügt ein Blick ins Programm und die Verantwortliche weiß, wo das Buch steht oder wer es ausgeliehen hat.

Weitere Erfolgsgeschichten finden Sie unter easySoft.de/referenzen.