Nutzen Sie in easySoft 5 das volle Potenzial von Berichte-Datenquellen im Serienbenachrichtungsassistenten

Mit der Programmversion 2024/18 wurde das Feature Berichtsanschreiben eingeführt. Es bietet Ihnen zahlreiche neue Optionen, um Serienbenachrichtigungen individuell und inhaltlich vielseitig zu gestalten.

Neue Funktionen für personalisierte Kommunikation

Das Feature erlaubt Ihnen, sämtliche im Berichtsdesigner verfügbaren Datenquellen in Serienbenachrichtigungen zu integrieren. Sie können damit auch komplexe Strukturen wie Gruppierungen, Pivot-Tabellen oder Rechenoperationen einschließlich Formelfeldern und Formatierungen problemlos ausgeben. 

Der Serienbenachrichtungsassistent profitiert damit indirekt von den umfangreichen Funktionen des Berichtsdesigners. Dadurch können Sie vorgefertigte Berichte direkt als HTML-Body (Anschreiben) in Ihre E-Mails einfügen.

Mit Parametern wie pmKontakt oder pmKurs erstellen Sie ohne großen Aufwand personalisierte E-Mails. Eine integrierte Vorschaufunktion im Serienbenachrichtigungsassistenten ermöglicht es, jede Mitteilung vor dem Versand individuell zu prüfen. So stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mails fehlerfrei an die Empfänger gehen.

Wie nutzen Sie Berichte als Anschreiben?

Hinterlegen Sie einfach den gewünschten Bericht im neuen Feld „Bericht als Anschreiben (E-Mail/Publish)“. Der Bericht wird dann automatisch im gewünschten Kontext eingebunden.

Wichtig ist, dass Sie Parameter stets passend zum jeweiligen Kontext einsetzen. Bei Kurszuordnungen sind beispielsweise häufig die Parameter pmKurs und pmKontakt erforderlich. Für Bewerbungen nutzen Sie in der Regel pmBewerbung, während bei Rechnungen pmReNr zum Einsatz kommt. Die genaue Auswahl richtet sich immer nach dem spezifischen Anwendungsfall.

Vermeiden Sie zwingend Parameter, die eine manuelle Eingabe erfordern, wie etwa „Name beginnt mit“. Nutzen Sie den Parameter pmKontakt, sollte dieser stets korrekt mit dem Kontext verknüpft sein:

• Benachrichtigung von Vorgesetzten: Filtern Sie die Kontakt-ID der Vorgesetzten auf pmKontakt.
• Benachrichtigung allgemeiner Kontakte: Verknüpfen Sie die Kontakt-ID direkt mit pmKontakt. 

Ein einziger Bericht für mehrere Kommunikationswege

Der Clou: Die erweiterte Funktionalität im Serienbenachrichtigungsassistenten basiert auf derselben technologischen Grundlage, die in unseren Automate-Produkten oder den Berichtswidgets im Dashboard verwendet wird. Dadurch reicht in vielen Fällen ein einziger Bericht aus, den Sie dann an den verschiedenen Stellen einsetzen können. 

Leistungsstark und DSGVO-konform

Der Serienbenachrichtigungsassistent stellt bewusst eine parallele Struktur zu den Berichtsdatenquellen dar. Im Vergleich zum Berichtsdesigner ist er sowohl in der angebotenen Datenmenge als auch funktional eingeschränkt – ein notwendiger Schritt, um Datenschutzvorgaben einzuhalten und eine effiziente, konforme Nutzung sicherzustellen. 

Es wäre problematisch, die vollständige Feldauswahl aus den Berichtsdatenquellen direkt im Serienbenachrichtigungsassistenten anzuzeigen. Dies würde nicht nur die Bedienung erschweren, sondern auch Datenschutzrisiken bergen. Stattdessen reduzieren wir die Feldauswahl bewusst auf die wichtigsten Informationen. So gewährleisten wir sowohl eine effiziente Nutzung als auch den Schutz sensibler Daten, damit Sie DSGVO-konform arbeiten können. 

Vorlagen mit allen Kollegen teilen

Mit den Funktionen des Serienbenachrichtigungsassistenten erstellen Sie mühelos Vorlagen, die Berichte enthalten, und stellen diese bei Bedarf mit der Einstellung „öffentlich“ allen Kollegen zur Verfügung. Beachten Sie dabei:

• Berichte sind Menügruppen zugeordnet, und Nutzer benötigen die entsprechenden Zugriffsrechte.
• Einschränkungen können über Zugriffsbeschränkungen vorgenommen werden.

Dynamisch gestaltete Berichte, die z. B. die Kontaktdaten des angemeldeten easySoft 5-Nutzers automatisch auslesen, erleichtern das Hinzufügen personalisierter Grußformeln – ganz ohne manuelle Anpassungen.

Praktische Vorlagen im Kundenportal

Für einen schnellen Einstieg finden Sie im Kundenportal drei Beispielvorlagen für Berichtsanschreiben:

1. Benachrichtigungen an Kurskontakte (im Kundenportal unter der Kategorie „Kurse“ zu finden)
2. Benachrichtigung an Vorgesetzte von Kurskontakten (im Kundenportal unter der Kategorie „Kurse“ zu finden)
3. Benachrichtigung an Kontakte zu abgelaufenen Qualifikationen bei Profilen (im Kundenportal unter der Kategorie „Kontakte“ zu finden)

Sie finden die Vorlagen im Downloadbereich des Kundenportals. 

Extra-Tipp: Sie möchten Ihre Word-Vorlagen in Berichte umwandeln? Im Kundenportal steht Ihnen dafür eine detaillierte Anleitung zur Verfügung.

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