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Kontakt- und Einrichtungsdubletten einfach bereinigen
12|12|2022
Unser Add-on Dublettenbereinigung kennen Sie vielleicht noch aus easySoft Education. Mit der Dublettenbereinigung für easySoft 5 erweitern wir Ihre Möglichkeiten weiter, damit die Suche und Bereinigung von doppelten Datensätzen schnell von der Hand geht.
Was ist eine Dublette?
Wird ein Kontakt versehentlich mehrfach erfasst (z. B. bei der Anmeldung zu verschiedenen Seminaren), entstehen zwei oder mehr Datensätze, die dieselbe Person oder Einrichtung zur Grundlage haben. Diese Dubletten blähen Ihre Datenbank unnötig auf, was Ihre Auswertungen verfälschen oder zu Missverständnissen führen kann.
Um dieses Problem zu vermeiden, geben wir Ihnen die Dublettenbereinigung an die Hand. Damit durchsuchen Sie Ihre Datenbank, finden doppelte Einträge und fassen Sie zu einem Kontakt zusammen. Da ein Datensatz umfangreiche Informationen und Details enthalten kann, ist die Zusammenführung ein Schritt, bei dem besondere Sorgfalt geboten ist.
Bereinigung von Kontaktdubletten
Die erste Möglichkeit der Dublettenreinigung ist die Bereinigung von Kontaktdubletten. Hierbei sucht unser Tool nach Datensätzen, die bei Vor- und Nachnamen die identischen Einträge enthalten. Dabei werden auch Varianten mit „ai“, „ei“ „ey“ oder „ph“ und „f“, sowie die E-Mail-Adresse berücksichtigt.
Bereinigung von Einrichtungsdubletten
Neu und nur für easySoft 5 verfügbar ist die Bereinigung von Einrichtungsdubletten. Hierfür wird das Feld „Einrichtung“ der dienstlichen Anschrift verglichen. Dabei werden Nichtwortzeichen (z. B. Leerzeichen oder Sonderzeichen) und Groß-/Kleinschreibung ignoriert. Gängige Abkürzungen wie "KKH", "Uni", "Akad." vergleicht unser Add-on mit den ausgeschriebenen Varianten.
Was passiert mit gefundenen Dubletten?
Nach Abschluss der Suche zeigt Ihnen die Dublettenbereinigung alle doppelten Datensätze an und stellt sie mit den jeweiligen Detaildaten gegenüber (siehe Screenshot). Jetzt entscheiden Sie selbst, welcher der beiden Datensätze der gültige ist und welcher die Dublette.
Im nächsten Schritt vergleichen Sie die unterschiedlichen Eigenschaften und legen fest, ob Sie die Daten des gültigen Datensatzes beibehalten oder sie mit den Daten der Dublette überschreiben. Nach Abschluss der Zusammenführung können Sie die Dublette bequem löschen.
Interesse?
Sie haben selbst mit Dubletten zu kämpfen? Dann gehen Sie gern auf unsere Kundenberater zu. Unser Team berät Sie zu Ihren individuellen Möglichkeiten mit der Dublettenbereinigung.
Schon gewusst? Unser Add-on und viele weitere hilfreiche Tools finden Sie auf unserer neuen Produktseite.
